Drive nhóm là gì? Cách sử dụng drive nhóm

0
42

Hiện nay việc lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây đã không còn xa lạ với nhiều người. Vì bởi sự tiện lợi cũng như bảo mật thông tin cao. Hay những tiện lợi về dữ liệu mà nó mang lại. Google Drive ra đời để đáp ứng nhu cầu của người dùng hiện nay. Nhưng chắc có lẻ có 1 thuật ngữ về drive mà các bạn vẫn còn rất mơ hồ như: “Drive nhóm là gì?”. Nó thực chất là gì thì cùng tìm hiểu với Thuong’s Blog nhé.

Xem thêm: Cách tạo Drive nhóm cho Google Drive Unlimited đơn giản

Drive nhóm là gì? Cách sử dụng drive nhóm

Drive nhóm là gì?

Drive nhóm là gì? Drive nhóm là một công cụ đặc biệt của Google Drive Unlimited. Vì bởi nó là một không gian chung để các Teams trong công ty của bạn có thể dễ dàng lưu trữ. Hay tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.

Không giống những file có trong Drive của tôi tài liệu chỉ gói gọn ở cá nhân. Tài liệu ở trong Drive nhóm thuộc về một Team thay vì một cá nhân. Do đó ngay cả khi những thành viên khác trong Team nghỉ việc. Thì những file này vẫn được giữ nguyên vẹn. Và qua đó giúp Team của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Làm thế nào để có tính năng drive nhóm?

Về ứng dụng của Drive nhóm, thì đây là phần nâng cấp của drives mà Google cung cấp. Và hiện tại chỉ áp dụng cho phiên bản không giới hạn và education. Ngoài ra Drive nhóm chỉ được hỗ trợ ở các bản G Suite Business, G Suite Enterprise hoặc G Suite for Education.

Nếu tài khoản của bạn không có tức là bạn chỉ đang sử dụng tài khoản Gmail bình thường. Và việc nâng cấp cực kỳ đơn giản, chỉ cần inbox cho Thuong’s Blog sẽ giải quyết vấn đề này giúp bạn.

Xem thêm: Câu hỏi thường gặp khi mua Google Drive không giới hạn

Những lưu ý khi sử dụng drive nhóm

Ở các mức độ truy cập khác nhau (access level) thì sẽ có thể thực hiện những thao tác khác nhau đối với tài liệu, thư mục. Trong Drive nhóm, các mức độ này được chia thành các cấp độ như: Full access – Edit access – Comment access – View access. Bạn có thể tìm hiểu thêm hình ảnh dưới đây về quyền truy cập của mỗi mức độ để có thể hình dung rõ hơn.

Drive nhóm là gì? Cách sử dụng drive nhóm

Khi bạn di chuyển tài liệu giữa Drive của tôiDrive nhóm. Bạn có thể sẽ có những xung đột trong phân quyền truy cập. Ví dụ như, file của Drive nhóm A cho phép các nhân viên phòng kế toán chỉnh sửa. Thế nhưng khi di chuyển vào trong Drive nhóm B – chỉ cho phép người dùng xem tài liệu (view only). Bạn cần nên lưu ý những vấn đề này để giúp công việc diễn ra chặt chẻ hơn trong các khâu.

Nếu bạn hủy chia sẻ một file nhưng file đó vẫn được chia sẻ với toàn doanh nghiệp. Hay một nhóm bao gồm người vừa bị hủy quyền truy cập, thì họ vẫn có thể truy cập file.

Xem thêm: Nâng cấp Tài Khoản Google Drive Unlimited

Với những thông tin mình vừa chia sẻ về Drive nhóm là gì? Hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu hơn về tính năng này của Google. Cuối cùng mình chúc các bạn tìm được giải pháp tốt và lưu được nhiều dữ liệu.